24-VI-24r. Burmistrz Nowego Dwór, Sebastian Sosiński, wydał zarządzenie, które wprowadza nowe standardy wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim. Zarządzenie nr 110/2024, zatwierdzone 24 czerwca 2024 roku, ma na celu usprawnienie obiegu dokumentacji oraz zapewnienie efektywnego zarządzania korespondencją w Urzędzie.
Zgodnie z zarządzeniem, wprowadzono Instrukcję obiegu dokumentacji w Urzędzie Miejskim. Podstawowym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych pozostaje system tradycyjny, oparty na dokumentowaniu przebiegu załatwiania spraw w formie papierowej. Niemniej jednak, wspierane będzie również korzystanie z narzędzi informatycznych, w szczególności systemu EDICTA, który pozwala na elektroniczny obieg dokumentów.
- „Instrukcja obiegu dokumentacji określa zasady postępowania z dokumentami wpływającymi i wychodzącymi z Urzędu, a także obieg korespondencji” – mówi Burmistrz Sebastian Sosiński.
Korespondencja będzie przyjmowana, otwierana i rejestrowana przez Punkt Obsługi Interesanta. Korespondencja, której nie można otworzyć z powodu przepisów prawa, będzie oznaczana odpowiednią pieczątką. Kontrola obowiązku uiszczenia wymaganej opłaty skarbowej oraz załączników będzie należała do pracowników odpowiednich wydziałów.
Dekretacja i rejestracja dokumentów
Dekretacja przesyłek będzie odbywała się zarówno w formie tradycyjnej, jak i w systemie EDICTA. Pracownicy wydziałów będą zobowiązani do regularnego odbierania korespondencji i sprawdzania jej zgodności z rejestracją w systemie EDICTA.
W przypadku konieczności współdziałania kilku wydziałów, Burmistrz, jego Zastępca lub Sekretarz będą dekretować korespondencję na więcej niż jeden wydział. Dokumentacja będzie rejestrowana w systemie EDICTA, a sprawom będą nadawane odpowiednie znaki i tytuły.
Nowe funkcje i odpowiedzialności
W związku z wprowadzeniem nowych zasad, Pani Anna Nurzyńska została wyznaczona do pełnienia funkcji Koordynatora ds. Wdrożenia i Stosowania Systemu EDICTA. Wykonanie zarządzenia zostało powierzone Sekretarzowi Miasta Nowy Dwór Mazowiecki.
Zarządzenie nr 80/2021, które wcześniej regulowało wykonywanie czynności kancelaryjnych, straciło moc. Nowe przepisy wejdą w życie 1 lipca 2024 roku, wprowadzając nową jakość w zarządzaniu dokumentacją w Urzędzie Miejskim w Nowym Dworze Mazowieckim.
