Przechowywanie dokumentów – dowiedz się, jak robić to prawidłowo
2022-03-03 11:41:23
W dzisiejszych czasach wiele mówi się o dbaniu o prywatność, do tego na co dzień mamy do czynienia z RODO. Wiele dokumentów występuje obecnie wirtualnie, ale firmy zabezpieczają się także, tworząc np. tradycyjne papierowe umowy. To wszystko trzeba przechowywać w odpowiedni sposób.
Bądź profesjonalny
Dbając o wystrój gabinetów, wiele osób stawia na nowoczesne, designerskie meble, które nie mają na celu ochrony swojej zawartości. Zazwyczaj na próżno w nich szukać choćby symbolicznego zamka, który stwarzałby choć pozory bezpieczeństwa. To, niestety, wpływa na nasz profesjonalizm. Jeśli nie dbamy o bezpieczeństwo danych naszych pracowników, wspólników albo tajemnice firmy – dość szybko może wybuchnąć skandal z naszym udziałem.
Nie powinno się przechowywać wrażliwych dokumentów w segregatorach, ustawionych na otwartym regale. Otwartym, to znaczy takim, do którego dostęp może mieć teoretycznie każdy, kto znajdzie się w pomieszczeniu. Wystarczy chwila nieuwagi, a teczka z planami rozwoju lub strategią działania przedsiębiorstwa zniknie, a my będziemy mieć spory problem. Nie oznacza to jednak, że masz zrezygnować z mebli, które Ci się podobają i idealnie nawiązują do profilu działalności firmy. Warto jednak dodać do nich też te bezpieczniejsze.
Meble zamykane na klucz – to podstawa!
Niezależnie od tego, czy chcemy przechowywać wszelkie papiery w gabinecie, czy tworzymy w tym celu zupełnie osobne archiwum, przydatna będzie szafka metalowa na dokumenty. Tego typu mebel zapewni wysokie bezpieczeństwo zgromadzonych danych. Na rynku dostępnych jest wiele rodzajów szaf. Są niewielkie, które mogą być potraktowane jako nadstawka na szafę lub ukryte np. pod biurkiem. Są szafki typowo aktowe, wyposażone w szereg szuflad, które można ustawiać modułowo. Dostępne są też tradycyjne, dwuskrzydłowe szafy, zamykane na klucz, z wygodnymi półkami.
To, jak będziemy przechowywać w nich dokumenty, zależy wyłącznie od nas. Możemy zdecydować się na system segregatorów, które poukładamy alfabetycznie, miesiącami, kwartałami lub latami. Możemy też zdecydować się na opisane teczki, które ułożymy tak, że odnalezienie potrzebnej będzie intuicyjne. Istotne jest jednak to, aby dbać o porządek w dokumentach, dzięki czemu będziemy mogli w razie potrzeby lub kontroli wyciągnąć te, które będą nam niezbędne.
Spójny wystrój wnętrza
Wielu osobom szafka metalowa na dokumenty nadal kojarzy się z ciężkim, topornym meblem, który zajmuje mnóstwo przestrzeni. Te czasy minęły. Dziś linia tych mebli jest nowoczesna i prosta. Producenci oferują również mnóstwo wariantów kolorystycznych, dzięki którym można dobrać jej odcień do wystroju biura. Może więc idealnie wpisywać się zarówno we wnętrza, utrzymane w klasycznym stylu, jak i nowoczesne, designerskie. Szafa taka nie musi stać w centralnej części gabinetu. Można umieścić ją z boku, dzięki czemu nie będzie rzucać się w oczy.