NOWY DWÓR. Od lipca startuje Nowodworskie Centrum Usług Wspólnych

Mariusz Ziółkowski – dyrektor NCUW
Fot. Zuzanna Rusin

Od 1 lipca br. powołane w poprzednim roku decyzją Rady Miejskiej Nowodworskie Centrum Usług Wspólnych rozpoczyna swoją działalność. Centrum będzie świadczyć usługi dla miejskich jednostek budżetowych, co ma usprawnić przepływ informacji, ujednolicić procesy i systemy księgowe, spowodować oszczędności w administrowaniu gównie szkołami i przedszkolami na terenie gminy

W ramach prowadzonej działalności NCUW przejmie obsługę finansowo-księgową, płacową, po części kadrową, a przede wszystkim informatyczną wszystkich miejskich szkół, przedszkoli, żłobka, Nowodworskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji oraz w zakresie informatycznym Urzędu Miejskiego i Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Dworze Mazowieckim.

Bali się zwolnień

Jak każda nowość, również utworzenie NCUW spotkało się z wieloma obawami, szczególnie wśród etatowych pracowników jednostek, którzy bali się utraty pracy.
– Wiosną wszyscy etatowi pracownicy jednostek budżetowych dostali propozycję przejścia do Centrum na tych samych warunkach. Zdecydowana większość pracowników zaakceptowała przedstawioną im ofertę. Kilka osób, które nabyły prawa emerytalne postanowiło odejść na zasłużony odpoczynek zawodowy. W tej chwili prowadzimy nabór na stanowisko głównego księgowego i pracownika działu płac. Czekamy na oferty. Struktura kadrowa NCUW będzie składać się z dyrektora, głównego księgowego, biura księgowości, biura organizacji i kadr, biura systemów dziedzinowych, informatyki. Docelowo chcemy powiększyć Centrum o dział zamówień publicznych, który będzie miał za zadanie przejąć od jednostek sprawy związane z zamówieniami zewnętrznymi. W tym przypadku chcemy poszukać kompetentnego specjalisty, który będzie organizował zamówienia wspólne dla wielu jednostek jednocześnie i wspierał dyrekcję szkół, przedszkoli, która do tej pory w zakresie zamówień działa własnymi siłami. Optymalnie NCUW będzie zespołem składającym się z ok. 25 osób – powiedział Ziółkowski, dyrektor NCUW.
Od lipca większość pracowników fizycznie nie zmieni miejsca pracy. Nadal będą wykonywać swoje obowiązki, pracując w macierzystych jednostkach.
– Dzięki pozyskanym z UE środkom możemy usprawnić wewnętrzne funkcjonowanie administracji tak, żeby dostęp do usług oferowanych przez Miasto był łatwiejszy i możliwie zdalny. Mamy skonstruowany system obiegu dokumentów, który pozwala na zatwierdzanie dokumentacji księgowej zdalnie. To pozwoli na ścisłą współpracę wszystkich pracowników jednocześnie nie kumulując ich w jednym miejscu. Docelowo, siedziba NCUW będzie znajdować się na parterze Urzędu Miejskiego w jednym ze skrzydeł budynku. Tutaj swoje stanowiska pracy będzie mieć administracja, dyrekcja, główny księgowy, informatycy. Poszczególni pracownicy księgowości i płac pozostaną póki co w swoich jednostkach pracując na jednej platformie informatycznej, która pozwoli na pełną zdalną komunikację pomiędzy nimi i zdalne zatwierdzanie dokumentów – dodaje M. Ziółkowski.

Gdzie te oszczędności?

Głównym zadaniem powstania CUW jest wygenerowanie oszczędności na działaniach administracyjnych związanych z obsługą jednostek. Na starcie przedsięwzięcia wydaje się, że meta jest jeszcze bardzo daleko. Będą nowe stanowiska, modernizacja biura, to generuje koszty, które miasto będzie zmuszone ponieść.
– Informatyzacja procesów we wszystkich jednostkach budżetowych Miasta, konta masowe dla klientów samorządu, możliwość obsługi płatności elektronicznych generują oczywiste dodatkowe koszty funkcjonowania administracji. Dzięki koncentracji usług wspólnych możemy te koszty obniżyć do minimum, obsługując zwiększone zakresy zadań sprawniej, tą samą lub niewiele większą liczbą osób. Nie do końca jest tak, że Ci sami ludzie będą robić dokładnie to samo co do tej pory. 5 osób odchodzi na emeryturę. Ci, którzy pozostali będą mieli pracę zorganizowaną w taki sposób by działać na rzecz kilku a nie jednej jednostki. Czyli praca zostanie rozłożona pomiędzy istniejący personel bez konieczności uzupełniania kadry. Oczywiście oszczędność kosztów osobowych jest jednym z aspektów powstania NCUW-u. Jednak wolałbym stwierdzenie, że powstanie NCUW-u w naszym mieście pozwoli na dogłębną analizę budżetu.
Przeniesienie usług finansowych do Centrum pozwoli na standaryzację wszystkich procesów, a co za tym idzie lepsze planowanie i realizację budżetów. Na te oszczędności można liczyć ale nie mogę ich precyzować konkretną datą. Opieramy się na dobrych przykładach innych placówek usług wspólnych, które działają już z powodzeniem np. w Łomiankach czy w pewnym zakresie w Nasielsku. Choć wspólna obsługa jednostek budżetowych w administracji samorządowej to ciągle nowość, chcemy stać się jednym z prekursorów i wypracować dobre praktyki, które w przyszłości zaowocują lepszą organizacją pracy i mniejszymi nakładami finansowymi na obsługę jednostek budżetowych w gminie – puentuje dyrektor M. Ziółkowski.
Podczas jesiennej sesji Rady Miasta, gdy została podjęta decyzja o utworzeniu Nowodworskiego Centrum Usług Wspólnych, burmistrz Jacek Kowalski wyjaśniał, że w skali pierwszego roku funkcjonowanie NCUW będzie kosztować miasto tyle samo, jak w przypadku, gdyby obsługa administracyjna, finansowa, informatyczna i organizacyjna pozostała w dotychczasowych jednostkach.
– W następnych latach powinny być już generowane oszczędności chociażby z tytułu optymalizacji różnych wydatków, głównie bieżących, ale docelowo też pewnie trochę wynagrodzeń. To jednak wyjdzie nam w praniu. Nie chcemy popełnić błędów innych samorządów i chcemy stworzyć NCUW bardzo ostrożnie i starannie – powiedział wówczas burmistrz.
Za rok przyjdzie czas na pierwsze podsumowania. Teraz, życzymy dobrego wyjścia z bloków startowych.

Małgorzata Mianowicz

Comments

comments